AVG Privacyverklaring

De RKAV Volendam  hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In deze Privacy Verklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om de privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.

De RKAV Volendam stelt ten doel om zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), te houden. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• Alle persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt; deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze verklaring;
• Verwerking van persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van de persoonsgegevens;
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van de persoonsgegevens gewaarborgd is;
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• Op de hoogte zijn van de rechten omtrent persoonsgegevens, we je hierop willen wijzen en deze respecteren.

De secretaris van de RKAV Volendam vervult tevens de rol van Functionaris Gegevensbescherming.  Deze is te bereiken via rkav.secretaris@gmail.com

Reden voor verwerking

De RKAV verwerkt de persoonsgegevens (veelal middels verwerker Sportlink) voor:

• Alle voetbal gerelateerde activiteiten, zoals ledenadministratie, teamsamenstelling, wedstrijdgegevens, contributies, techniek en voortgang etc.
• Bekendmaking van nieuwsbrieven/informatie over wedstrijden of activiteiten.
• Informatie over onze dienstverlening, wijzigingen van onze diensten en producten.
• Sponsoractiviteiten.

Verwerking van Persoonsgegevens van leden

De RKAV Volendam verwerkt de persoonsgegevens doordater gebruik gemaakt wordt van verenigingsdiensten en/of omdat je deze zelf (hebt) verstrekt t.b.v. van voetbal of daaraan direct gerelateerde  activiteiten. Hieronder staat een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

• Voor- en achternaam
• NAW-gegevens
• Geslacht
• Geboortedatum
• Telefoonnummers en e-mailadressen
• Bankgegevens
• Spelerspasfoto (ook de spelerspasfoto die je via KNVB Voetbal.nl beschikbaar stelt)
• Overige persoonsgegevens die je zelf actief verstrekt bijvoorbeeld door een profiel op de KNVB Voetbal.nl app aan te maken en lid te worden van onze vereniging en deel te nemen aan openbare (sport)activiteiten, in correspondentie en telefonisch
• Gegevens over de activiteiten op onze website waar je vrijwillig aan deel neemt door (lidmaatschap) te betalen.

Verwerking van persoonsgegevens van Medewerkers en Vrijwilligers
Persoonsgegevens van Medewerkers en Vrijwilligers worden door de RKAV Volendam verwerkt ten behoeve  het uitvoering geven aan een arbeidsovereenkomst of collectieve verzekering.
Voor deze doelstelling(en) kan De RKAV  Volendam  de volgende persoonsgegevens vastleggen:

• Voornaam
• Achternaam
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Geboortedatum
• Salarisgegevens (alleen medewerker)
• Kopie ID (alleen medewerker)
• BSN-nummer (alleen medewerker)
• Bankgegevens (alleen medewerker)

Deze persoonsgegevens worden door de RKAV opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode dat men een contract heeft /verzekering geniet en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Verwerking van persoonsgegevens van sponsors of leveranciers

Persoonsgegevens van klanten of leveranciers worden door RKAV Volendam verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Administratieve doeleinden;
• Communicatie over de opdracht en/of uitnodigingen;
• Het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is: een overeengekomen opdracht
Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan RKAV de volgende persoonsgegevens vastleggen:

• Voornaam
• Tussenvoegsel
• Achternaam
• (Zakelijk) Telefoonnummer
• (Zakelijk) E-mailadres;

Deze persoonsgegevens worden door de RKAV  opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens

De RKAV verwerkt de volgende bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens:

• Gegevens van personen jonger dan 16 jaar (dit zijn gegevens waarvoor u zelf/ouders in de voetbal.nl app toestemming heeft gegeven).
• Foto’s en video’s van onze (voetbal)activiteiten waarvoor u een lidmaatschap met onze vereniging bent aangegaan.
• Foto’s en video’s van overige activiteiten.

Onze dienstverlening heeft niet de intentie gegevens te verwerken over personen die jonger zijn dan 16 jaar anders dan de voor voetbal benodigd.  Alle andere informatie kan alleen worden verwerkt met een schriftelijke toestemming van ouders of voogd. Bij  informatie die bijvoorbeeld via de website of sociale media binnenkomt kan niet altijd direct worden vastgesteld of een bezoeker ouder is dan 16 jaar. Wij raden ouders dan ook aan actief betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als je er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via de secretaris.

Geautomatiseerde verwerking en besluitvorming; Sportlink

De RKAV laat haar administratie, sponsorcontacten, teamsamenstelling, wedstrijdzaken, tuchtzaken centraal verwerken door een derde partij, de KNVB; Sportlink.
Op deze manier worden veel besluiten genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van de RKAV ) er nog tussen zit.
De RKAV neemt zo, mede door geautomatiseerde verwerkingen, ook besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Opmerkingen:

• in sportlink worden ook extra gegevens vastgelegd zoals naam van de ouders, school, of ouders al dan niet willen meehelpen
• in sportlink worden ook gegevens voor de contributie  administratie vastgelegd zoals lidmaatschap, activiteiten, facturen, betaalstatus, start en einddatum van lidmaatschap.

Sportlink is zich als verwerker van persoonsgegevens bewust van de noodzaak tot de beveiliging van de haar toevertrouwde gegevens. Deze gegevensbeveiliging is steeds een onderwerp bij nieuwe ontwikkelingen en sportlink houdt de bestaande situatie regelmatig tegen het licht. Effectieve gegevensbeveiliging is uiteindelijk een optelsom van een veelheid aan factoren. Om de veiligheid van de gegevens te waarborgen, zijn de volgende maatregelen genomen:

• Sportlink host haar systemen bij een gerenommeerde hosting partij die beschikt over toonaangevende security certificeringen zoals ISO27001 en SSAE 16 SOC 2;
• De systemen van Sportlink worden gehost in een zwaar beveiligde omgeving die slechts voor een beperkt aantal personen toegankelijk is;
• Communicatie tussen die omgeving en de buitenwereld verloopt over versleutelde verbindingen (HTTPS, SSH, VPN technieken);
• Bijzondere informatie, zoals wachtwoorden, wordt versleuteld opgeslagen in onze databases;
• Administratieve toegang tot systemen is uitsluitend mogelijk via een beveiligde verbinding en alleen door die personen die hier daadwerkelijk noodzaak toe hebben;
• De systemen worden steeds tijdig voorzien van beveiligingsupdates.

Bij vragen of opmerkingen over sportlink kun je mailen naar security@sportlink.com of de secretaris. De standaard voorwaarden van sportlink, waarin alle verwerkingsovereenkomst gerelateerde zaken zijn geregeld, is hier te downloaden.

Privacy niveau Sportlink

Een bepaald privacy niveau is persoonlijk. Elk individu heeft een eigen persoonlijk privacy niveau en dit individuele privacy niveau bepaalt welke persoonsgegevens met anderen gedeeld (kunnen) worden. Sportlink verwerkt de gegevens als bewerker in opdracht van de KNVB of RKAV Volendam. In het kader van deze verwerkingen waarborgt en respecteert Sportlink de privacy conform de huidige wetgeving. Daarin zijn er diverse niveaus te onderscheiden.

Personen die gebruik maken van de Voetbal.nl app of de KNVB Wedstrijdzaken app hebben de keuze uit 3 niveaus:

• Afgeschermd. Met dit privacy niveau worden personen als Afgeschermd getoond. Personen kunnen niet worden gevonden bij zoekopdrachten. Uitzondering op deze situatie is de ondersteuning van officiële processen als het Digitaal Wedstrijdformulier.
  Persoonsgegevens die nodig zijn om iemand tijdens het proces te legitimeren worden zijn beschikbaar voor de gebruiker.
• Normaal. Met dit privacy niveau worden alle persoonsgegevens van een persoon beschikbaar gesteld aan anderen maar wel voor het doel waarvoor het is opgeslagen. In dit geval voetbal gerelateerd.
• Beperkt. Met dit privacy niveau maken personen zich in de app bekend aan anderen. Personen kunnen worden gezocht en gevonden. Van deze personen is geen foto beschikbaar voor anderen.

De instellingen hebben hun invloed op de verschillende producten. De app’s Wedstrijdzaken en Voetbal.nl tonen de informatie op basis van de ingestelde privacyregels.
De privacy instellingen kunnen op verschillende manieren worden aangepast:
Door Zelf Wijzigen in de app (KNVB Wedstrijdzaken en Voetbal.nl). Dit kan ook via een verzoek aan de ledenadministratie van de RKAV die het privacy verzoek in Sportlink Club administratie  kan verwerken.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren
De RKAV bewaart je persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor de gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van persoonsgegevens:

• Persoonsgegevens; > 1 jaar > Nadat het lidmaatschap is beëindigd.
• Overige gegevens > 1 jaar > Nadat het lidmaatschap is beëindigd.
• Foto’s evenementen; > 2 jaar > Zolang deze nog enige actualiteit of waarde voor de vereniging hebben.

Beveiliging

De RKAV heeft ook buiten Sportlink om passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. De volgende maatregelen zijn genomen;

• Alle personen die namens de RKAV van de gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;

Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens

Delen van persoonsgegevens met derden

De RKAV deelt de persoonsgegevens met verschillende derden als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van een gemaakte overeenkomst en om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting. Met bedrijven die gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een bewerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van de gegevens. (zie sportlink) De RKAV blijft ook zelf verantwoordelijk voor deze verwerkingen. Daarnaast kan  de RKAV de persoonsgegevens aan andere derden verstrekken. Dit doen wij alleen met nadrukkelijke schriftelijke toestemming.

De partijen waar wij persoonsgegevens mee uitwisselen zijn: De KNVB, de Gemeente Edam Volendam(ic. verzekeringen) en Justitie/Politie. In dit laatste geval zal de RKAV die alleen verstrekken bij strafbare feiten die een directe relatie hebben met de kernactiviteiten van de RKAV en verband houden met de veiligheid van leden, bezoekers en het complex.  

Social Media

De RKAV gebruikt ook (eigen) social media kanalen, in een dialoog met leden en bezoekers van de website over haar vereniging. Het doel is om nuttige en relevante informatie te bieden en/of vragen die via social media kenbaar worden gemaakt te beantwoorden. De RKAV volgt actief hiervoor het internet en diverse sociale media kanalen, zoals Facebook, Twitter en blogs. Hierbij spant de RKAV zich in om discussies op deze kanalen te volgen, daaraan deel te nemen en/of proactief op in te gaan en individuele, relevante vragen en opmerkingen te beantwoorden. De RKAV behoudt zich uitdrukkelijk het recht voor om niet op iedere vraag of opmerking te reageren. Aan het wel of niet inhoudelijk reageren kan dan ook geen enkel recht worden ontleend. Het kan voorkomen dat bij het deelnemen aan discussies en het beantwoorden van vragen of het reageren op opmerkingen, RKAV(persoons-) gegevens vast zal leggen. Deze zullen uiteraard in overeenstemming met dit privacy beleid worden verwerkt.
De RKAV is niet verantwoordelijk voor de omgang met persoonsgegevens door andere deelnemers aan haar sociale media kanalen of de content.

Foto’s en video’s delen op de website of sociale media
Het delen van foto’s en video’s van (mede-)spelers door ouders, technische staf of andere leden van de voetbalvereniging is veelvoorkomend en vaak goedbedoeld. Die foto of video waarop zegt iets over bijvoorbeeld de etniciteit of voorkomen en er kunnen zaken aan worden afgeleid. Deze informatie kan zo dus gevoelig en ongewenst zijn. Maar wat nu als een ouder niet wil dat een foto of video van hun kind daarop wordt getoond? De RKAV is verplicht om gehoor te geven aan dit verzoek en dient maatregelen te nemen.

Daarom is het vanuit het oogpunt van privacy belangrijk dat de afgebeelde persoon (of zijn ouders) toestemming geeft en voorafgaande in de administratie van Sportlink kiest voor een privacy niveau. Deze keuze maak je als ouder of lid van de RKAV dus zelf en die keuze hoeft niet bekend te zijn bij derden. De informatie wordt in Sportlink ingevoerd en zorgt ervoor dat het op een correcte wijze wordt weergegeven. Bij Afgeschermd of Beperkt  kunnen dergelijke foto’s niet zondermeer worden geplaatst. De RKAV is altijd verplicht om gehoor te geven aan een verzoek tot verwijdering.

Cookies, of vergelijkbare technieken;

De RKAV gebruikt geen cookies of vergelijkbare technieken.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Je heeft het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van de persoonsgegevens door de RKAV en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van hebben naar jezelf of een andere, door jou genoemde organisatie, te sturen.

Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van de persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van de persoonsgegevens sturen naar de secretaris.
Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jouw persoonlijk is gedaan, vragen wij je een kopie van een identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie de pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op het verzoek.

De RKAV wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons.